総務業務の効率化|sfaをしてどこにも負けない会社を築こう

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総務業務の効率化

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総務部門の課題

会社の総務部門は主に人事、給与、福利厚生などを担当する部門で、小規模の会社の場合、経理業務も総務部門が担当しています。総務部門は会社に直接的な利益を生み出さない部門であるため、最小限のスタッフで効率的に業務を廻していかなければなりません。しかし実際のところは、日々の業務に忙殺され、効率化にまで手が回っていないのが現状です。総務部門の業務が忙しくなる最大の原因は、社内の申請、届出が紙ベースで行われており、処理に時間がかかっていることにあります。そういったこともあり、最近では総務部門にワークフローシステムを導入する会社が増えてきました。ワークフローシステムとは社内の申請、届出、稟議をウェブ上で行うシステムであり、行政機関が行っている電子申請を社内で行うイメージのものになります。

活用の仕方

総務部門でワークフローシステムを活用するメリットは、何といっても処理の効率化にあります。総務部門では従業員に関する様々な届出、申請を受け付けており、それらの届出、申請内容を給与計算や社会保険手続きといった業務に反映させなければなりません。例えば、従業員に扶養家族が出来た場合には給与計算上、手当が増えますし、社会保険においては年金事務所や健康保険組合へ被扶養者追加の届出をしなければなりません。社内の届出が紙べースだと、処理に時間がかかるばかりか、上長の決済を経て総務に廻るまでのタイムロスも発生するので処理が遅くなってしまいます。ワークフローシステムを導入すれば本人から届出が廻ってくる時間が短縮されますし、給与計算システムと連動できるシステムにしておけば、それらの処理も効率化できます。その上、紙ベースの書類が減ることでコスト削減や、保管場所を減らすことにもつながります。ワークフローシステムは総務部門の業務を効率化するうえで必要不可欠なものです。